Prowadzenie rozmów telefonicznych

W trakcie pracy biurowej, nieraz naszym zadaniem będzie odbieranie i prowadzenie ważnych rozmów. Podstawą jest przekazywanie informacji, które będą istotne dla firmy.

Możemy zastosować się do kilku zasad, które pomogą nam dobrze przeprowadzać rozmowy telefoniczne.Podczas rozmów należy pamiętać o przestrzeganiu oficjalnego tonu i uprzejmości, a w wypadku wykonywana telefonu na zewnątrz, o przedstawieniu się oraz firmy, którą reprezentujemy.

W trakcie całego zajścia nie mogą nam umknąć żadne szczegóły, dlatego pod ręką powinniśmy mieć coś do pisania oraz dokument, w którym zapisywać będziemy najważniejsze informacje – kto dzwonił, do kogo, w jakiej sprawie i tak dalej. W przypadku, gdy ktoś telefonuje do nas, a zajmujemy się kwestiami priorytetowo wyższymi, powinniśmy odebrać i poprosić o zadzwonienie w późniejszym, określonym czasie.

Należy pamiętać, aby w trakcie rozmowy utrzymać odpowiedni ton oraz kulturę wobec swego rozmówcy. Nieraz przyjdzie nam być na linii z ważną osobą, gdzie wynik konwersacji może mocno wpłynąć na istotną sprawę.